Щоб розділити зони відповідальності співробітників компанії можна використовувати функціонал ролей і прав доступу.

Що це?

Роль – це набір певних можливостей, які випливають з налаштування комбінацій прав доступу. Її призначення – спростити управління та контроль над діями, які можуть виконувати користувачі в Просторі.

Права доступу – визначають обсяг взаємодії з тими чи іншими інструментами системи. Їх призначення – надати дозвіл чи заборонити користувачам певної ролі працювати з конкретними елементами Простору.

Як перейти до налаштувань ролей і прав?

Для цього потрібно у розділі Налаштування вибрати пункт Ролі та права.

💡 Він доступний лише для адміністратора та власника Простору.

Відкриється сторінка, де можна управляти ролями та параметрами доступу.

Управління ролями та правами доступу

Кількість ролей залежать від тарифу ⬇️

На комерційних тарифах передбачено 5 передвстановлених ролей. А саме:

Співробітник
Керівник
Керівник відділу продажів
Менеджер відділу продажів
HR

Крім того, можна створювати свої власні ролі. На тарифі Професійний – необмежену кількість. На тарифі Стандартний – 1.

А для Безкоштовного тарифу передбачена робота з двома передвстановленими ролями – Співробітник і Керівник.

Як створити нову роль і налаштувати права доступу?

Для цього натисніть на кнопку Нова роль. Відкриється вікно створення.

Дайте ролі назву та перейдіть на перейдіть до найголовнішого – встановлення прав доступу.

💡 Зверніть увагу, зараз можна налаштувати доступ лише для роботи з елементами CRM.

При створенні нової ролі ви можете надати права для взаємодії з сутностями та інструментами CRM, а саме з лідами, угодами, контактами, компаніями, справами та журналом дзвінків (скоро).

Тобто налаштуйте чи зможе співробітник, якому буде призначено роль, створювати, переглядати, редагувати чи видаляти елементи цих сутностей (інструментів).

Для цього встановіть заборону (1) чи надайте дозвіл (3) для взаємодії з усіма елементами сутностей. Або ж налаштуйте обмежений доступ (2), який означатиме, що співробітник зможе працювати лише з елементами, за які є відповідальним.

За потреби можна однією кнопкою Дозволити все чи Заборонити все. Це буде означати, що користувачі цієї ролі матимуть або повний доступ до всіх елементів або ж не зможуть взаємодіяти з жодними сутностями взагалі.

Запобігання колізій між правами

При створенні нової ролі ви можете помітити, що для деяких дій немає можливості встановити ні заборону, ні надати дозвіл.

Це зроблено для запобігання колізій між правами. Так, наприклад, якщо для лідів встановлено заборону на перегляд, то система не буде давати можливість надати дозвіл на редагування.

Тому, коли ми дозволимо переглядати ліди (свої чи всі), то відкриється можливість переключити доступи до їх редагування (своїх чи всіх відповідно).

А після надання доступу до редагування, система дозволить відмітити варіації для видалення лідів.

Коли всі налаштування прав зроблено, натисніть на кнопку Зберегти.

Новостворена роль буде одразу відображена у списку.

Як відредагувати існуючу роль?

Для цього виберіть роль, у яку потрібно внести зміни, та натисніть на відповідну кнопку.

Далі відредагуйте назву або права доступу та натисніть Зберегти.

Система буде вимагати підтвердження внесених змін.

💡 Якщо у процесі редагування ролі були внесені зміни в права доступу, то всім користувачам, яким ця роль призначена, ОБОВ'ЯЗКОВО потрібно переавторизуватися в системі.

Як призначити роль співробітникам?

Якщо роль ще не призначена жодному співробітнику, то просто натисніть на кнопку Призначити.

А якщо роль вже була призначена певним співробітникам, але ви хочете додати нових, то натисніть показати всіх.

Відкриється вікно, де у списку співробітників відмітьте тих, які повинні цю роль отримати. Можна також скористатися рядком пошуку, щоб швидше знайти потрібних колег. Насамкінець не забудьте натиснути кнопку Зберегти зміни.

Крім того, можна скористатися списком користувачів ролі внизу сторінки. Спершу відмітьте потрібного співробітника.

А далі натисніть на значок – призначити роль та виберіть потрібну.

Система буде вимагати підтвердження дій.

Неважливо яким саме способом ви скористаєтеся, у результаті буде відображено скільком співробітникам було призначено роль.

Якщо потрібно переглянути всіх користувачів з певною роллю, натисніть на кнопку показати в таблиці.

У результаті в списку внизу сторінки відфільтровується цей перелік співробітників.

💡Зверніть увагу, що одному співробітнику може бути призначено декілька ролей одночасно. У цьому випадку відбудеться об’єднання прав доступу.

Тобто, якщо для однієї ролі 1 передбачений дозвіл на взаємодію з лідами та заборонено з угодами, а для ролі 2 навпаки, то користувач, якому вони призначені одночасно буде мати можливість працювати і з лідами і з угодами.

Крім того, коли користувачеві призначається нова роль, йому ОБОВ'ЯЗКОВО потрібно переавторизуватися в системі, щоб передбачені роллю права доступу почали діяти.

Як видалити співробітника з ролі?

Для цього виберіть роль, з якої плануєте видалити співробітника, та натисніть показати всіх.

Далі знімати загочку з користувача та натисніть Зберегти зміни.

💡 Коли користувача видаляють з ролі, йому ОБОВ'ЯЗКОВО потрібно переавторизуватися в системі, щоб передбачені роллю права доступу припинили свою дію.

Особливості видалення з ролей

❗️Зверніть увагу

Якщо користувач у Просторі має лише одну роль, то при видаленні з неї йому автоматично буде призначена роль Співробітник.

Якщо користувач у Просторі має лише роль Співробітник, то видалити його з неї не вийде. Спочатку потрібно буде призначити йому іншу роль і лише потім повернутися до видалення з ролі Співробітник.

❗️Роль Співробітник є базовою передвстановленою роллю. Але її можна редагувати. І, можливо, у процесі роботи в Просторі ви перейменуєте цю роль. Наприклад, назвете її не Співробітник, а Базовий доступ.

То відповідно при видаленні співробітників з цієї ролі (як у випадках описаних вище), у системному сповіщенні ви побачите попередження, де буде використана задана вами назва.

Як видалити роль?

Для цього у меню взаємодії з роллю виберіть відповідний пункт.

Далі вкажіть одну з існуючих ролей, яка буде призначена співробітникам ролі, яку збираєтеся видалити.

І натисніть Зберегти.

Якщо ніхто зі співробітників вже не закріплений за роллю, то вона видаляється без додаткових дій.

❗️Зверніть увагу, що видалити передвстановлені ролі Співробітник і Керівник НЕ можна. Цього пункту немає й у їх меню взаємодії.

Інші передвстановлені ролі видалити можна за звичайним сценарієм.

Особливості прав доступу та можливості ролей

У всіх передвстановлених і користувацьких ролях системою передбачена певна схема прав доступу до завдань. Налаштувати чи змінити її не можна. Саме на цьому й базуються деякі особливості.

У всіх передвстановлених ролях передбачений доступ лише «до своїх» завдань.
Під це правило не підпадає лише роль Керівник. Співробітник, якому призначена ця роль, може бачити всі завдання в Просторі, але редагувати чи видаляти тільки «свої». Тобто ті, у яких він є постановником.
У всіх новостворених користувацьких ролях закладена така саме логіка доступу до завдань. Тобто працювати можна лише зі «своїми». Відповідно взаємодія із завданням визначається тільки роллю користувача в самому завданні (постановник, відповідальний, співвиконавець, спостерігач), а не роллю із загального функціоналу ролей і прав у Просторі.
Зважаючи на першу особливість, для ролі Керівник не можна створити копію. Такого пункта немає в меню взаємодії.

А для всіх інших передвстановлених і створених ролей це зробити можна.

У результаті буде створена роль з позначкою Копія. Вона буде передбачати аналогічні права доступу, але співробники не перенесуться в дублікат.