Як оптимізувати роботу із завданнями? Як відслідкувати та проаналізувати ефективність співробітників? Як відстежити час, який витрачається на конкретне завдання? Відповідь на всі ці запитання одна. Вести облік робочого часу в завданнях.
🌟 Ця опція доступна лише на комерційних тарифах.
Детальніше з можливостями всіх тарифних планів можна ознайомитися на окремій сторінці нашого сайту.
Що це за опція та як її активувати?
Щоб визначити та оцінити скільки часу може піти на виконання різного роду робіт у компанії, можна скористатися обліком робочого часу. Для цього при створенні або редагуванні завдання активуйте цю опцію.
Після створення завдання або збереження змін до нього ви побачите вгорі картки лічильник та кнопку його запуску.
А також з’являється нова вкладка – Використаний час.
Щоб зорієнтувати відповідального по запланованим часовитратам можна одразу вказати очікуваний час виконання завдання.
Тоді після створення завдання чи збереження змін до нього, у верхній частині картки буде відображений не лише лічильник з кнопкою пуску, а й запланований час для роботи над завданням.
Як користувачам вести облік часу в завданні?
Зробити це можна двома способами – автоматично та вручну. Виберіть той, який більше підходить вам та відповідає специфіці вашого бізнесу.
Автоматично
Щоб почати рахувати час виконання завдання потрібно натиснути відповідну кнопку на лічильнику.
Після цього ви побачите, що відлік пішов.
💡 Вести облік можуть тільки користувачі, які виконують у завданні наступні ролі:
Постановник
Відповідальний
Співвиконавець
Для кожного учасника завдання нарахування часу є персональним. Тобто якщо у Відповідального запущений облік, це не означає, що час рахується так само й для Співвиконавця. Для нього відлік почнеться лише після того як він сам запустить лічильник.
Якщо закрити картку завдання, то ви побачите віконце-нагадування про облік часу, яке переміститься в лівий нижній куток Простору.
Але його можна рухати і розмістити там, де зручно саме вам.
При наведенні курсора на це віконце буде відображена назва завдання, для якого активований лічильник. А при натисканні безпосередньо на нього, а не на кнопку паузи – відкриється картка цього завдання.
Віконце-нагадування буде показане незалежно від розділу, у якому ви працюєте доти, доки ви не поставите на паузу облік часу.
❗️Зверніть увагу, що облік часу НЕ може вестися в декількох завданнях одного користувача одночасно.
Тому спочатку поставте на паузу лічильник у поточному, а потім уже почніть облік у іншому завданні.
Або ж зробіть це через системне повідомлення. Натисніть Продовжити, і тоді завдання, де наразі рахується час, буде поставлене на паузу. Натомість лічильник активується для іншого вибраного вами завдання.
Отже, щоб закінчити чи тимчасово призупинити рахувати час натисніть на лічильник. Це можна зробити як у картці завдання так і використовуючи віконце-нагадування.
Після цього лічильник буде поставлений на паузу. А у вкладці Використаний час будуть збережені дані про роботу над завданням. А саме запис про те, який конкретно користувач і скільки часу виділив на виконання.
☝🏻 Активований чи поставлений на паузу лічильник не змінює статус завдання. Детальніше про статуси в окремій статті.
Проте:
Якщо завдання має статус Готово, то кнопка початку відліку/паузи неактивна, але є можливість внести час вручну.
Якщо завдання має статус На контролі, то кнопка початку відліку/паузи неактивна для Відповідального та Співвиконавців, але доступне внесення часу вручну.
Якщо на момент завершення завдання увімкнено облік часу, то він автоматично припиняється зі збереженням запису часу до таймлайну всіх учасників.
Вручну
Додати часові записи можна, скориставшись відповідною кнопкою біля лічильника часу.
Укажіть час у годинах та хвилинах, тобто скільки в кількісному відношенні було витрачено на виконання завдання.
Також зазначте з якими календарними даними вносити цей часовий запис.
Далі натисніть Додати час.
Ці дані запишуться в картку завдання у вкладку Використаний час. А також будуть враховані в загальний час виконання завдання.
Також можна вказати проміжок використаного часу, тобто годину початку та годину звершення частини роботи над завданням. Аналогічно вкажіть календарні дані для запису.
Далі натисніть Додати час.
Запис одразу відобразиться у вкладці Використаний час. А також буде врахований в загальний час виконання завдання.
Редагування часових записів
Як автоматичний так і внесений вручну часовий запис можна відредагувати. Але доступно це користувачеві, під чиїм іменем його було внесено.
Можна додати коментар або вказати інший час. Щоб зберегти зміни, натисніть на галочку.
А також у режимі редагування доступне повне видалення запису.
Як переглянути часовитрати?
Використаний час – це такий собі збірний звіт про те, скільки часу було витрачено для виконання завдання.
Ця вкладка доступна для перегляду всім учасникам завдання. Вона містить 4 блоки:
1. Загальний час – рахує усі часові записи учасників завдання, які були додані автоматично чи вручну.
2. Ваш особистий час – відображає загальну кількість часу, яка була витрачена конкретним користувачем на завдання. У кожного учасника буде свій показник.
3. Запланований час – містить очікуваний час виконання, який було вказано постановником на етапі створення чи редагування завдання. Є сталою величиною і не змінюється від активації чи постановки лічильника на паузу. Задати інший час можна лише шляхом редагування завдання.
Якщо запланований час не вказувати, то його показник буде 00:00:00.
4. Залишилося часу – відмінусовує від запланованого часу той, який вже був витрачений на виконання завдання всіма учасниками, і показує залишок, який ще можна використати для роботи.
Якщо запланований час не вказувати при створенні чи редагуванні завдання, то показник часу, що залишився буде 00:00:00.
У разі, коли на завдання було витрачено більше часу, ніж було заплановано, то це відобразиться у відповідному блоці – показник часу буде містити значення з мінусом. А також лічильник вгорі картки завдання стане червоним.