Для додавання нових співробітників у Простір ви також можете скористатися Імпортом з файлу. У результаті в систему будуть перенесені дані про користувачів, які відобразяться в їх профілях. Крім того, співробітники імпортуються одразу в структуру компанії, у відділ, у якому працюють.
💡Виконати імпорт може лише адміністратор чи суперадміністратор Простору.
Завантаження файлу
Щоб почати імпорт перейдіть на сторінку Співробітники, натисніть на шестерню та виберіть Імпорт з файлу.
Далі завантажте файл з вашого персонального комп’ютера .
❗️Файл для імпорту повинен бути у форматі *CSV у кодуванні UTF-8. У Excel це має назву: CSV UTF-8 (із роздільниками-комами)(*csv).
Колонки у ньому будуть зіставлятися з полями в Uspacy. А кожен рядок файлу – це дані про окремого співробітника.
Зверніть увагу на рекомендації до імпорту.
Також ви можете скористатися шаблоном і оформити ваш файл відповідно до нього.
🔍 Якщо маєте складнощі з коректним відображення шаблону в Excel, радимо ознайомитися з нашою статтею, де ми розказали як це виправити.
Попередній перегляд і зіставлення полів
Відкриється сторінка налаштувань і попереднього перегляду. Тут можна задати параметри імпорту та зіставити поля з файлу з полями у завданнях Uspacy.
Спершу зверніть увагу на: Кодування, Роздільник і Тип зіставлення полів.
💡Порада
Якщо дані містять сторонні знаки, то спробуйте змінити кодування.
Якщо всі дані відображаються в одній колонці, то спробуйте змінити роздільник.
Далі виберіть чи буде перший рядок містити заголовки. Якщо знімете галочку, то виглядати це буде як на скріншоті нижче.
☝🏻І крім того, якщо перший рядок файлу не буде містити заголовки, то він буде брати участь у імпорті. Тобто у результаті перенесення буде створено елемент (співробітник).
А якщо залишите галочку, то заголовки будуть виділені. Відповідно перший рядок файлу не буде брати участь у імпорті.
Також вкажіть чи пропускати порожні колонки. Якщо знімете галочку, то на сторінці попереднього перегляду будете бачити порожню колонку, яка є у вашому файлі.
Якщо залишите галочку, то колонка не буде відображена.
❗️☝🏻Але зверніть увагу, якщо опція активна, але ви все ще бачите порожню колонку, то це означає, що даних немає саме в рядках, які доступні для попереднього перегляду. Але в загальному у файлі в цій колонці є заповнені рядки, але вони не потрапили в режим попереднього перегляду.
Ви в будь-який момент можете повернутися до початкових налаштувань, скориставшись кнопкою скидання.
Для успішного імпорту потрібно зіставити поля з файлу з полями в Uspacy. Система робить це автоматично. Але деякі поля зіставляє одразу за потрібними значеннями.
А інші – зі значенням Не імпортувати. Для них потрібно вручну вказати поля, у які буде перенесена інформація з рядків файлу.
❗️Якщо залишити значення Не імпортувати, то дані з цієї колонки взагалі не будуть перенесені.
У будь-який момент до початку імпорту ви можете видалити всі зіставлення, натиснувши на спеціальну кнопку.
Але обов’язково потрібно підтвердити свої дії. Система також повідомить вас, що після скидання всі поля потрібно буде зіставити вручну. Тобто повернутися до попередніх налаштувань не вийде, так само як і розпочати імпорт.
У результаті скидання усі колонки з файлу будуть міститися у секції Незіставлені поля. Також тут можуть відображатися поля, які з технічних причин не вийшло зіставити.
Особливості зіставлення полів
Для коректного імпорту співробітників та переходу на наступний крок потрібно обов’язково мати колонку Електронна адреса:Основна у файлі та зіставити її з аналогічним полем у Uspacy.
☝🏻❗️Саме ця пошта буде використана для подальшого входу користувачів у Простір. Тому не зіставити цю колонку з полем у Uspacy, то розпочати імпорт не вийде. Система обов’язково попросить задати відповідність вручну.
А якщо у файлі не заповнити дані про основний email для якогось співробітника, то в результаті його НЕ імпортує взагалі. І відповідно його дані не будуть внесені в систему.
💡Крім того:
Якщо у співробітника в якості основної електронної адреси вказана пошта на домені ru або by, то в результаті його НЕ імпортує взагалі.
НЕ можна, щоб одні й ті самі email адреси чи телефони використовувалися для різних співробітників. Тобто вони повинні бути унікальними для кожного користувача, якого ви імпортуєте в Простір.
Якщо для співробітника пошта чи телефон вказані декілька разів але в різних колонках, то ця інформація в результаті буде додана в ЛИШЕ ОДИН раз, а не продублюється в різних полях профілю.
Для коректного перенесення інформації про дати, наприклад, дати народження співробітників, потрібно вказувати їх без сторонніх символів, таких як пробіл перед чи після дати.
Для логічного продовження та переходу на наступний крок імпорту, бажано також мати колонки Відділ і Країна у файлі та зіставити їх з аналогічними полями в Uspacy.
☝🏻 Якщо не зробити цього, то у після закінчення імпорту співробітники будуть додані в головний відділ компанії. Про це система попередить у спеціальному повідомлення.
А от колонки Країна може й взагалі не бути у вашому файлі. У такому випадку ця інформація не буде перенесена у профілі співробітників.
Якщо ж колонка Країна у файлі є, й вона зіставлена з полем у Uspacy, то на другому кроці потрібно буде задати відповідність.
Крім того, для запуску потрібне як мінімум одне зіставлене поле. Інакше система не зможе розпочати імпорт даних.
💡 Для імпорту співробітників таким полем може стати основна електронна адреса.
Коли все готово, можна переходити далі ⬇️
Зіставлення відділів і країн
На цьому кроці потрібно встановити відповідність між відділами та країнами з файлу з відділами й країнами в Uspacy.
Першою є вкладка Відділи.
Вона буде наявна, якщо така колонка є у файлі та для неї була задана відповідність з полем Uspacy на кроці Зіставлення полів.
Перевірте правильність зіставлення. Якщо назви будуть співпадати, то все підставиться автоматично. Тобто це спрацює за умови, якщо назви відділів з файлу та назви відділів у Uspacy ідентичні.
У разі, якщо назви не співпадають, то ви вручну може встановити відповідність.
💡 Але типово системою для таких відділів буде автоматично підставлено варіант з назвою головного відділу вашої компанії у Просторі.
Якщо його так і залишити, то після завершення імпорту співробтники будуть додані саме туди.
Або якщо в Uspacy взагалі немає відповідного відділу, його можна одразу створити у вікні імпорту. Для цього достатньо скористатися спеціальною кнопкою.
Відкриється форма створення нового відділу прямо у вікні імпорту.
Потрібно лише заповнити поля та натиснути Зберегти.
Новостворений відділ одразу підставиться у відповідне поле для зіставлення.
Далі потрібно переключитися на вкладку Країни.
Вона буде наявна, якщо така колонка є у файлі та для неї була задана відповідність з полем Uspacy на кроці Зіставлення полів.
Перевірте правильність зіставлення. Якщо назви країн будуть співпадати, то все підставиться автоматично. Тобто це спрацює за умови, якщо назви країн з файлу та назви, які існують в системі ідентичні.
У разі, якщо назви не співпадають, то ви вручну може встановити відповідність.
Але типово система в таких випадках буде повідомляти, що зіставлення Не вибрано.
Якщо не встановити відповідність вручну, то після завершення імпорту інформація про країни НЕ буде перенесена в профілі співробітників взагалі.
Коли все готово, можна переходити далі ⬇️
Запуск імпорту та результат
Після налаштування параметрів імпорту, потрібних зіставлень полів, відділів і країн можна запускати процес перенесення даних про співробітників з файлу в Uspacy. Для цього натисніть кнопку Почати імпорт.
Тепер лише дочекайтеся завершення імпорту, щоб співробітники змогли почати працювати в Uspacy.
❗️ Не закривайте сторінку
Якщо імпорт успішний, то ви побачите відповідне повідомлення про це 🚀✅
💡У разі помилки ви одразу можете спробувати заново завантажити файл, зіставити поля та запустити імпорт.
Тепер все готово! Співробітники перенесені до вашого Простору, додані до відповідних відділів і є частиною компанії.
Для успішного входу і початку роботи в Просторі користувачам, дані яких були теж перенесені під час імпорту, потрібно відновити паролі від своїх облікових записів.
Тобто здійснити всі ті самі кроки як і у ситуації, коли просто забули пароль.
🔍 Детальніше про відновлення паролів можна прочитати в окремій статті.