Реквізити компанії/контакту – це юридичні дані компанії (юридичної особи чи ФОП) або контакту (фізичної особи), картки яких зберігаються у базі CRM. Ці дані у подальшому можна автоматично підтягувати у документ при його генерації, за умови правильного оформлення шаблону і використання в ньому правильних символьних кодів для реквізитів.
Як додати реквізити. Перший спосіб
У картці потрібної компанії чи контакту, у полі Реквізити потрібно натиснути на кнопку Додати.
Відкриється форма створення.
Тут потрібно заповнити всі поля. Про кожне з них по черзі.
Назва – та, яка збережеться для реквізитів компанії/контакту в системі. Може бути абсолютно довільною. Але це поле є обов’язковим для заповнення, без нього створити та зберегти реквізити не вийде.
Шаблон – певний набір полів, які будуть потрібні для заповнення. Шаблон враховує як регіональні особливості – країну, де здійснюється діяльність. Так і юридичні аспекти, тобто які дані характеризують юридичну особу чи ФОП, а які звичайну фізичну особу.
💡Щоб потрібний шаблон став доступним у списку, його необхідно додати у налаштуваннях.
🔍 Детальніше про шаблони реквізитів можна прочитати в окремій статті.
Використовувати реквізити як основні – саме ці реквізити контакту чи компанії будуть використовуватися і автоматично підтягуватися при генерації нових документів.
💡Якщо ви створюєте перші реквізити для контакту чи компанії, то прапорець буде підсвічено сірим кольором. Це означає, що налаштування не можна зараз змінити. Реквізити автоматично будуть призначені як основні.
А якщо для цього контакту або компанії вже існують хоч одні реквізити, то можна керувати цим налаштуванням. І вибирати чи активувати прапорець чи ні. Тобто чи будуть новостворені реквізити використовуватися як основні чи не будуть.
Загальні відомості
Якщо ви вибрали шаблон для Юридичної особи чи ФОП, то потрібно заповнити наступні значення полів:
🟣 ЄДРЮОФОП (номер запису в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців).
🟣 Скорочене найменування організації.
🟣 Платник ПДВ (чи є ваш клієнт-юр. особа або ФОП платником податку на додану вартість).
🟣 Директор (ПІБ уповноваженої особи компанії-клієнта).
🟣 Адреса (юридична адреса реєстрації чи фактична адреса юр.особи чи ФОП).
Пошук за ЄДРЮОФОП у відкритих реєстрах
Для користувачів тарифу Професійний є можливість швидко заповнити всі відомості в один клік. Для цього слід лише ввести відомий вам код ЄДРЮОФОП компанії, для якої додаєте реквізити.
💡Зверніть увагу, що для пошуку слід використовувати лише цифри. Потрібно вводити повний код, а не тільки його частину. Тобто 8 цифр для юридичних осіб та 10 для ФОП.
У результаті всі поля будуть заповнені потрібними значеннями, які автоматично підтягнуться з державних реєстрів.
А якщо вибрано шаблон для фізичної особи, то поля будуть наступні:
🟣 РНОКПП (Реєстраційний номер облікової картки платника податків, раніше індивідуальний податковий номер (ІПН), ідентифікаційний код).
🟣 ПІБ.
🟣 Паспорт: Серія і номер.
🟣 Паспорт: Ким видано.
🟣 Паспорт: Дата видачі.
🟣 Адреса (реєстрації чи фактичного місця проживання).
Банківські реквізити
Окрім загальних юридичних відомостей про компанію/контакт можна одразу додати банківські реквізити. Для цього натисніть на відповідну кнопку.
Розгорнеться блок, де потрібно заповнити поля.
Назва є обов’язковою. А для інших є вибір, заповнювати їх чи ні. Отже, ви можете додати для банківських реквізитів компанії чи контакту:
🟣 SWIFT – це унікальний ідентифікатор банку в міжнародних фінансових транзакціях. Наприклад, SWIFT-код ПриватБанку має формат PBANUA2X і використовується для ідентифікації банку у разі міжнародних грошових переказів і платежів через систему SWIFT.
🟣 IBAN – міжнародний номер банківського рахунку.
🟣 Найменування банку – назва банку, у якому обслуговується та має рахунок ваш клієнт.
А налаштування Використовувати як основні означає, що саме ці банківські реквізити компанії чи контакту будуть автоматично підтягуватися при генерації нових документів.
💡Якщо ви створюєте перші реквізити Простору, то прапорець буде активний одразу. Зняти його не вийде. Тобто це означає, що зараз ці банківські реквізити автоматично будуть призначені як основні.
Якщо, наприклад, компанія чи контакт мають декілька банківських реквізитів, бо одночасно обслуговуються у декількох банках, то можете одразу додати ще одні. Для цього натисніть на відповідну кнопку.
І знову заповніть потрібні поля даними.
💡Зверніть увагу, що при додаванні чергових банківських реквізитів уже можна управляти налаштування Використовувати як основні.
Виберіть, які саме зі створених будуть підтягуватися системою у документи автоматично.
Збереження та відображення реквізитів у картці
Отже, коли все готово, потрібно натиснути Зберегти.
Реквізити одразу будуть відображені у картці компанії чи контакту у відповідному полі.
💡За допомогою кнопки Додати ви можете створити ще один набір реквізитів для цієї компанії чи контакту.
Просто повторіть ще всі ті дії, які були описані вище.
У результаті у картці елемента буде збережено всі набори реквізитів, які ви для нього створили. Щоб побачити їх, натисніть на кнопку Усі.
Щоб побачити не тільки юридичні дані про клієнта, а ще його банківські реквізити достатньо клікнути на їх назву, яка підсвічена фіолетовим. Тоді цей блок розгорнеться.
💡 Тут натисніть Додати банківські реквізити, якщо хочете створити ще одні.
Як додати реквізити. Другий спосіб
Додати реквізити для компанії чи контакту можна ще й працюючи у картці угоди. Але за однієї умови. Щоб додавання стало доступним, то для контакту чи компанії вже повинні існувати хоч одні реквізити.
Далі створення відбувається за схемою, описаною вище.
💡Аналогічним чином все працює й під час додавання банківських реквізитів.
🔍 Детальніше про особливості реквізитів клієнтів у CRM та їх використання можна прочитати в окремій статті.