У Uspacy ви можете працювати із завданнями у режимі Дошки. На відміну від простого списку, це допомагає візуалізувати роботу та розділити її на певні етапи чи напрямки, які можна визначати самостійно.

А як щодо ідеї, коли Дошка – це не просто інтерактивний планер, а інструмент, який допомагає слідкувати за термінами ⏰.

У Uspacy ми врахували це 😉 Тому режим Дошки має дві варіації (вигляди): Моя дошка та Терміни.

🔍Детальніше про роботу із завданнями на власній дошці можна прочитати в окремій статті.

Отже, давайте тут детальніше розглянемо особливості роботи з термінами.

Зовнішній вигляд дошки

Дошка «Терміни» – віртуальний планер для роботи над завданнями, який складається зі стандартних етапів, розділених за принципом часу, що планується виділити для виконання.

Отже, кожен етап – це окрема колонка, у яку поміщуються завдання відповідно до вказаного в них крайнього терміну. Їх системою передбачено 7:

Сплив – завдання у цій колонці є протермінованими.
Сьогодні – кінцевий термін збігає у поточну календарну дату.
Завтра – термін завдань спливає наступного дня.
Цього тижня – кінцевий термін завдань у цій колонці збігає у будь-який день тижня, окрім поточного та наступного.
Цього місяця – термін завдань спливає у дні поточного місяця (звісно якщо кінцеві терміни не відповідають жодному із значень, характерних для попередніх колонок).
Колись потім – кінцеві терміни завдань не відповідають жодному значенню із значень, характерних для попередніх колонок.
Невизначений – термін виконання не вказано («Без терміну»).

💡Зверніть увагу, для дошки з термінами НЕ можна перейменовувати етапи та змінювати їх порядок відображення. Крім того, створити власні теж НЕ вийде.

Особливості роботи із завданнями

Зручність роботи із завданнями на дошці з термінами полягає у тому, що слідкувати за відведеним часом для виконання простіше. Крім того, простіше оцінити рівень своєї завантаженості в різні періоди. Досить одного короткого погляду, щоб зрозуміти які із завдань потребують негайної уваги, а які можна відкласти на потім.

Але робота на дошці з термінами має певні особливості, на які потрібно зважати.

Створення завдань в потрібному етапі

Створити нове завдання можна на будь-якому з етапів. Для цього натисніть на значок плюс і заповніть швидку форму.

Після його збереження завдання, крайній термін виставляється автоматично.

Він, звісно, залежить від етапу.

🟣 Сплив – крайній термін: поточна дата, 00:00 годин

🟣 Сьогодні – крайній термін: поточна дата, 23:59

🟣 Завтра – крайній термін: наступний день, поточний час створення завдання.

🟣 Цього тижня – крайній термін: останній день тижня, поточний час створення завдання.

💡Останнім днем може бути неділя, якщо в налаштуваннях Простору днем початку тижня вказано понеділок. Або ж останнім днем може бути субота, якщо днем початку тижня вказано неділю.

🟣Цього місяця – крайній термін: останній день місяця, поточний час створення завдання.

💡Якщо ви створюєте завдання в цьому етапі в останній тиждень місяця, останні дні якого припадають на неділю чи суботу (залежить який із днів вказано в налаштуваннях як день початку тижня), то ці завдання будуть автоматично потрапляти в попередню колонку Цього тижня.

💡Якщо ви створюєте завдання в цьому етапі (а також в етапі Цього тижня) в останній день місяця, то ці завдання будуть автоматично потрапляти в колонку Сьогодні.

🟣 Колись потім – крайній термін: на 61 день (якщо рахувати «від завтра»), точний час створення завдання.

💡Наприклад, сьогодні 28.03.2024. Відраховувати починаємо від 29.03 (1), 30.03 (2), 31.03(3) і т.д. Отже, на 61 день буде призначено кінцевий термін, тобто на 28.05.2024.

🟣Невизначений – крайній термін: не вказується, встановлюється значення Без терміну.

Перенесення завдань в потрібний етап

Перенести завдання в потрібний етап можна буквально одним рухом. Для цього просто затисніть мишкою та перетягніть його.

💡Рухати завдання за етапами на дошці термінів може користувач, який має право на редагування.

Після цього завдання автоматично отримає новий кінцевий термін.

Він, звісно, теж буде залежати від етапу.

🟣 Сплив – крайній термін: поточна дата, 00:00 годин.

🟣 Сьогодні – крайній термін: поточна дата, 23:59.

🟣 Завтра – крайній термін: наступний день, початково вказаний у завданні час.

🟣 Цього тижня – крайній термін: останній день тижня, початково вказаний у завданні час.

🟣 Цього місяця – крайній термін: останній день місяця, початково вказаний у завданні час.

💡Якщо ви переносите завдання в цей етап в останній тиждень місяця, останні дні якого припадають на неділю чи суботу (залежить який із днів вказано в налаштуваннях як день початку тижня), то ці завдання будуть автоматично потрапляти в попередню колонку Цього тижня.

💡Якщо ви переносите завдання в цей етап (а також в етап Цього тижня) в останній день місяця, то ці завдання будуть автоматично потрапляти в колонку Сьогодні.

🟣 Колись потім – крайній термін: на 61 день (якщо рахувати «від завтра»), початково вказаний у завданні час.

🟣 Невизначений – кінцевий термін: автоматично скидається до значення Без терміну.

💡Якщо перетягнути завдання з цього етапу в будь-який інший, то години вказані у кінцевому терміні будуть відповідати поточному часу.

Відображення завдань за статусами

На дошці термінів міститься завдання, які мають статуси: Не заплановано, Заплановано, У роботі, На контролі, Призупинено.

Тобто НЕ вийде відобразити завдання завершені, тобто у статусі Готово, навіть якщо вкажете його значення у відповідному фільтрі.

📌 Приклад

Ви завершили завдання. Тобто воно тепер є завершеним і отримує статус Готово.

Воно зникає з дошки термінів. Але навіть, якщо у відповідному фільтрі ви виберете для відображення додатковий статус Готово.

На дошці термінів воно не з’явиться.

Знати його можна буде у режимі списку.

Ну і звичайно на власній дошці завдань.

Використання фільтрів

Фільтри допомагають знайти певну групу завдань, яка об’єднана спільними ознаками. Наприклад, можна скористатися швидкими стандартними фільтрами та налаштувати відображення на дошці завдань, за які відповідальні конкретні співробітники.

Або перейти до розширених фільтрів і використовувати ще й додаткові поля.

🔍Детальніше про засади роботи фільтрів і пошуку в завданнях можна прочитати в окремій статті.

Але тут варто звернути увагу, що працюючи із завданнями на дошці термінів, фільтрацію можна провести лише за всіма умовами одночасно. Інші варіанти недоступні до використання.

Тобто, ця умова забезпечує, що фільтрація за всіма без виключення полями, для яких задані значення, здійснюється за логікою «I». А знайдені завдання повинні відповідати лише усім вказаним параметрам разом.

Наприклад, одночасно І мати статус Заплановано, І конкретних відповідальних, І високий пріоритет, І активний контроль після завершення.

💡Також зверніть увагу, що простий типовий фільтр Мої завдання із системними параметрами має встановлену умову фільтрації Без змін.

Відповідно якщо його застосувати, то він не спрацює.

Так само НЕ спрацює будь-який інший створений і збережений фільтр, у якому використовується варіант Хоч одну умову.

Тому якщо бажаєте, щоб ваші власні фільтри працювали й для дошки з термінами, то при їх створенні вибирайте Усі умови одночасно.