Одна із запорук успішної та ефективної роботи в CRM – це правильно упорядкована база клієнтів і продажів. А от дублікати можуть суттєво впливати на її формування.
Якщо контактів, компаній, лідів чи угод багато, то дані в них точно можуть повторюватися. Це відбувається з багатьох причин. Ось, наприклад, різні менеджери внесли в базу дані одного й того ж клієнта, бо він просто звертався у відкриту лінію компанії, використовуючи різні акаунти в соцмережі.
Тому важливо знати як працювати з можливими дублікатами й розвантажити свою базу CRM.
Як об’єднати дублікати елементи CRM?
🌟Об’єднання елементів CRM доступно лише на комерційних тарифах. Детальніше про можливості та функціонал тарифів можна ознайомитися на сторінці цін.
Спершу перейдіть на сторінку тієї сутності, з якою плануєте працювати.
Далі відмітьте елементи, які повторюються та мають спільні дані.
І натисніть на кнопку Об’єднати.
🌟 Зверніть увагу, що ця можливість залежить від доступу користувача до редагування чи видалення елементів сутності:
🟣 якщо має місце повна заборона на ці дії, то об’єднання буде недоступно;
🟣 якщо користувач має повний дозвіл для редагування чи видалення, то об’єднання буде працювати без обмежень;
🟣 якщо доступ до вищевказаних дій розповсюджується лише на «свої» елементи, то тільки вони й можуть брати участь в об’єднанні. Якщо заразом відзначити ще й елементи інших відповідальних, то спрацює обмеження.
Адміністратори та власник Простору у свою чергу можуть безперешкодно виконувати об’єднання елементів.
💡Зверніть увагу, що в об’єднанні можуть брати участь одночасно лише 10 елементів.
Відкриється вікно, де потрібно буде:
🟣 Вибрати елемент, який стане основним. Це означає, що саме він залишиться в базі в результаті об’єднання. Збереже за собою свій ID та буде відредагований.
Тобто, по факту такий елемент стане початковим Результатом об’єднання.
💡Крім того, саме з основного елемента будуть взяті значення незмінних полів. Це певна системна інформація про його створення та зміну (оновлення), а також UTM-мітки.
🟣 Вибрати потрібні значення для конкретних полів, окрім незмінних. Тобто ви можете в елемент, який залишиться у результаті, перетягнути інформацію з усіх існуючих дублікатів.
Для деяких полів, які не є множинними (мають крапку, у якості відмітки), значення замінюється повністю.
А для тих, що є множинними (мають прапорець у якості відмітки), нові дані просто додаються. Наприклад, такі стандартні поля як Телефон і Електронна адреса можуть містити декілька значень.
💡Для зручності можна за допомогою спеціальної кнопки активувати режим Тільки відмінності та показати лише ті поля, які для всіх дублікатів різняться. І приховати ті, які повністю збігаються за значеннями.
Наприклад, якщо деякі поля у всіх дублікатах не заповнені, то вони в цьому режимі не будуть показані. Так як і ті, що містять однакові значення для всіх елементів, що беруть участь в об'єднанні.
Коли все готово, залишається лише натиснути Об’єднати.
Система швидко обробить дані та в списку буде лише один елемент, який залишився в результаті.
Особливості об’єднання дублікатів
🟣 Після об’єднання усі записи історії активності, тобто нотатки, події, справи, завдання, файли, документи, чати, дзвінки тощо з дублів переносяться до картки залишеного в базі елементу.
🟣 Після об’єднання контактів чи компанії з дублів у залишений елемент переносяться також прив’язані до них угоди.
🟣 Після об’єднання, для елементів інших сутностей, які пов’язані із залишеним в базі елементом, прив’язка оновиться. Тобто, якщо раніше були встановлені зв’язки з дублями, то тепер вони будуть існувати з поточним елементом.
Наприклад, до елементів розумного об'єкту Проєкт 1 та Проєкт 2 прив’язані контакти Tom і Jerry відповідно.
Ми вирішили об’єднати ці контакти.
У якості основного залишаємо контакт Tom і вибираємо, які дані полів залишити.
Результатом об'єднання є контакт Tom. Він як і раніше буде пов’язаний з Проєкт 1, але відтепер ще й з Проєкт 2. Цей зв’язок успадковано від дубля Jerry, який вже усунутий із системи.
Пошук дублікатів при додаванні елементів
Крім об’єднання вже існуючих дублікатів, можна одразу під час створення елементів (лідів, контактів, компаній) контролювати процес наповнення свої бази . У цьому вам допоможе вбудований пошук.
🌟 Ця опцію доступна лише на комерційних тарифах. Детальніше про можливості та функціонал тарифів можна ознайомитися на сторінці цін.
Якщо система знайде повний збіг за номером телефону, то справа від поля ви побачите відповідне вікно.
Так само це працює й з електронною адресою.
Відповідно вже на етапі заповнення картки ви будете знати, що у своїй базі вже маєте елемент або елементи з таким телефоном чи адресою.
💡Зверніть увагу, зараз пошук дублікатів при створенні здійснюється в межах сутності з якою ви працюєте в даний момент. Тобто додаєте лід, система покаже ліди з аналогічним телефонним номером чи email.
Але, якщо ви таки вирішите зберігати новий елемент, хоча такі контактні дані вже існують у базі, то отримаєте додаткове попередження про це, тобто про потенційний дублікат.
А після натискання кнопки Створити дублікат, у вашій базі з'явиться ще один елемент, який буде повторювати контактні дані інших контактів (компаній чи лідів).