Одна із запорук успішної та ефективної роботи в CRM – це правильно упорядкована база клієнтів і продажів. А от дублікати можуть суттєво впливати на її формування.
Якщо контактів, компаній, лідів чи угод багато, то дані в них точно можуть повторюватися. Це відбувається з багатьох причин. Ось, наприклад, різні менеджери внесли в базу дані одного й того ж клієнта, бо він просто звертався у відкриту лінію компанії, використовуючи різні акаунти в соцмережі.
Тому важливо знати як працювати з можливими дублікатами й розвантажити свою базу CRM.
Як об’єднати дублікати елементи CRM?
🌟Об’єднання елементів CRM доступно лише на комерційних тарифах. Детальніше про можливості та функціонал тарифів можна ознайомитися на сторінці цін.
Спершу перейдіть на сторінку тієї сутності, з якою плануєте працювати.
Далі відмітьте елементи, які повторюються та мають спільні дані.
І натисніть на кнопку Об’єднати.
🌟Ця можливість є тільки в адміністраторів та власника Простору.
💡Зверніть увагу, що в об’єднанні можуть брати участь одночасно лише 10 елементів.
Відкриється вікно, де потрібно буде:
🟣 Вибрати елемент, який стане основним. Це означає, що саме він залишиться в базі в результаті об’єднання. Збереже за собою свій ID та буде відредагований.
Тобто, по факту такий елемент стане початковим Результатом об’єднання.
💡Крім того, саме з основного елемента будуть взяті значення незмінних полів. Це певна системна інформація про його створення та зміну (оновлення), а також UTM-мітки.
🟣 Вибрати потрібні значення для конкретних полів, окрім незмінних. Тобто ви можете в елемент, який залишиться у результаті, перетягнути інформацію з усіх існуючих дублікатів.
Для деяких полів, які не є множинними (мають крапку, у якості відмітки), значення замінюється повністю.
А для тих, що є множинними (мають прапорець у якості відмітки), нові дані просто додаються. Наприклад, такі стандартні поля як Телефон і Електронна адреса можуть містити декілька значень.
💡Для зручності можна за допомогою спеціальної кнопки активувати режим Тільки відмінності та показати лише ті поля, які для всіх дублікатів різняться. І приховати ті, які повністю збігаються за значеннями.
Наприклад, якщо деякі поля у всіх дублікатах не заповнені, то вони в цьому режимі не будуть показані. Так як і ті, що містять однакові значення для всіх елементів, що беруть участь в об'єднанні.
Коли все готово, залишається лише натиснути Об’єднати.
Система швидко обробить дані та в списку буде лише один елемент, який залишився в результаті.
Особливості об’єднання дублікатів
🟣 Після об’єднання усі записи історії активності, тобто нотатки, події, справи, завдання, файли, документи, чати, дзвінки тощо з дублів переносяться до картки залишеного в базі елементу.
🟣 Після об’єднання контактів чи компанії з дублів у залишений елемент переносяться також прив’язані до них угоди.
🟣 Після об’єднання, для елементів інших сутностей, які пов’язані із залишеним в базі елементом, прив’язка оновиться. Тобто, якщо раніше були встановлені зв’язки з дублями, то тепер вони будуть існувати з поточним елементом.
Наприклад, до елементів розумного об'єкту Проєкт 1 та Проєкт 2 прив’язані контакти Tom і Jerry відповідно.
Ми вирішили об’єднати ці контакти.
У якості основного залишаємо контакт Tom і вибираємо, які дані полів залишити.
Результатом об'єднання є контакт Tom. Він як і раніше буде пов’язаний з Проєкт 1, але відтепер ще й з Проєкт 2. Цей зв’язок успадковано від дубля Jerry, який вже усунутий із системи.
