Умовні дії — це концепція, яка використовується для визначення дій, які будуть виконані тільки у випадку, коли визначена умова або набір умов є істинними. Це дозволяє програмі або системі приймати рішення про виконання певних дій на основі поточного стану або вхідних даних.

Умовні дії в Uspacy — це один із способів автоматизувати роботу в Просторі. А саме налаштувати автоматичне виконання певних дії у сутностях та інструментах на основі умов, що визначаються користувачем.

Уся робота з умовними діями відбувається на однойменній сторінці Простору. Щоб перейти на неї потрібно розгорнути розділ Автоматизація.

🌟Зверніть увагу, що доступ до цього розділу мають тільки власник і адміністратори Простору.

Як створити та налаштувати умовну дію?

Щоб це зробити, натисніть на кнопку Створити.

Далі відкриється вікно, де потрібно задати параметри для роботи умовної дії.

А саме:

🟣 Задати назву для умовної дії.

🟣 Додати її опис, для кращого розуміння механізму роботи.

🟣 Визначити тригер, тобто вказати що саме і яким чином запустить виконання умовної дії. Цей блок має дві складові. Перша — об’єкт події. Це сутність або інструмент у Просторі, те з чим відбувається взаємодія (лід, угода, контакт, компанія, справа, завдання, коментар чи допис).

Друга — подія. Це різновид взаємодії, тобто вибраний об’єкт було створено, змінено, видалено чи змінено етап для нього.

💡❗️Зверніть увагу, що деякі об'єкти є несумісними з деякими подіями. Наприклад, не може існувати такого тригера як зміна етапу для контакту, компанії, справи тощо. Це неможливо, спираючись на функціонал цих сутностей.

❗️Якщо тригером має стати зміна етапу в ліді чи угоді, то у якості події потрібно вибрати саме Змінено етап. Якщо вказати просто Змінено, то налаштована умовна дія в результаті не відпрацює.

🟣 Установити умови, тобто окреслити параметри, які обов’язково потрібні для реалізації умовної дії. А саме спочатку вибрати поле сутності чи інструмента.

А вказати потім його значення.

💡Якщо не встановити умови, бо така дія буде виконуватися для кожного елементу сутності чи інструменту, що вибрано у якості об’єкта події.

Звісно можна вказати декілька умов (1) і налаштувати логіку їх поєднання (2):

Усі умови одночасно. Цей варіант передбачає, що об’єкт події обов’язково повинен задовольняти всі передбачені умови разом. Тобто спрацьовує логічний оператор «I».

Хоч одну умову. Цей варіант передбачає, що об’єкт події обов’язково повинен задовольняти мінімум одну з передбачених умов. Тобто спрацьовує логічний оператор «АБО».

🟣 Призначити дії, тобто що саме потрібно виконати у разі настання події, яка задовольняє умови.

Дія: Створити

Тобто вибрати у якій сутності (лід, угода. контакт, компанія, справа, завдання чи коментар) вашого Простору буде додано новий елемент у результаті відпрацювання автоматизації.

І заповнити поля форми. Їх набір звісно залежать від типу сутності.

Ви можете вибрати, які саме поля і з яким вмістом будуть заповнені в тому елементі, який утвориться у результаті роботи умовної дії.

Як це зробити?

Для цього спершу натисніть Додати поле.

А потім відмітьте, яке саме вам потрібно.

І наостанок заповніть це поле.

Дія: Створити – Лист

Досить зручною опцію є можливість налаштування автоматичного надсилання листів. Щоб це зробити потрібно вибрати в якості нового елементу для створення саме Лист.

А далі заповнити форму, у який містяться стандартні поля Тема, Кому (за потреби ще й Копія та Прихована копія), Відправник. А також додати тіло листа, тобто тест, який він повинен містити.

Отже, коли ви закінчите створення, й умовна дія почне працювати, листи при настанні заданих у ній умов будуть надсилатися.

💡Зверніть увагу💡

🟣 Скористатися цією опцію створення та надсилання email-повідомлення ви зможете тільки якщо ви підключили поштову скриньку до вашого Простору. Або маєте належний доступ для її спільного використання від власника.

🔍 Детальніше про підключення поштових скриньок до Простору в окремій статті.

🟣 Деяка особливість для адміністраторів. Якщо ви самостійно не підключали певну поштову скриньку й не маєте доступу до її спільного використання, то ви не зможете надіслати з неї листи. Навіть будучи адміністратором.

🟣 Якщо в налаштуваннях поштової скриньки не ввімкнути опцію Зв’язки із CRM, то надіслані листи не будуть відображені у картках пов’язаних з ними елементів.

🔍 Детальніше про Зв’язки пошти та CRM у окремій статті.

Дія: Змінити поля

Тобто вибрати у якій сутності це буде відбуватися у разі настання події, яка задовольняє умови.

Як це зробити?

Спершу вказати тип сутності де потрібно змінювати значення полів. Це може бути як та сама сутність, що запускає автоматизацію, так і інші пов’язані з нею. Наприклад, компанії, контакти чи справи, які мають зв’язок з угодою.

Далі вказати ідентифікатор (ID), щоб умовна дія у результаті вплинула на той елемент, на який потрібно. Наприклад на той, що її запустив.

💡Якщо ID елемента сутності ви зберігаєте у якомусь іншому полі, наприклад користувацькому, то виберіть його зі списку.

І натиснувши на кнопку Додати поле, вибрати яке саме поле потрібно змінювати.

І яке значення йому присвоїти.

Дія: Видалити

Тобто вказати елементи якої сутності потрібно автоматично усунути з Простору у разі у разі настання події, яка задовольняє умови.

Як це зробити?

Спершу вказати тип сутності, елементи якої потрібно видаляти.

Дія: Виконати вебхук

Тобто автоматично «просигналізувати» про настання певної події, яка відбувається в Uspacy, стороннім сервісам.

Як це зробити?

Для цього потрібно вказати кінцеву точку за межами Uspacy – URL-адресу, на яку потрібно надсилати дані. Там розробник розміщує спеціальний код, який буде обробляти вхідні запити (повідомлення).

💡Ця адреса повинна бути дійсною та загальнодоступною.

💡Зверніть увагу, що один і той самий тригер і одні й ті самі умови можуть запускати декілька автоматичних дій одразу.

Просто натисніть Додати дію, виберіть її тип і налаштуйте.

Як зберегти та активувати умовну дію?

Коли всі налаштування (визначення тригера, встановлення умов та призначення дій) здійснені залишається лише все зберегти та створити умовну дію.

Щоб вона одразу почала працювати, потрібно скористатися кнопкою-тумблером Активувати після збереження.

А потім натиснути Створити.

Готово!

Створену умовну дію можна знайти у списку на сторінці. Якщо ви активували її вже на етапі створення, то вона буде мати відповідний статус і працювати.

Як деактивувати умовну дію?

Для цього скористайтеся меню взаємодії та виберіть пункт Деактивувати.

Або у формі налаштування переведіть кнопку-тумблер Активувати після збереження у відповідне положення.

У результаті умовна дія отримає статус Призупинена і не буде працювати до її повторної активації.

Як змінити налаштування умовної дії?

Для цього безпосередньо потрібно відкрити форму налаштування умовної дії, натиснувши на її назву у списку.

Далі внести зміни у будь-які поля і Зберегти.

💡Наприклад, змінити тригер, умови чи дії які повинна виконати ваша автоматизація. А також можна змінити назву, опис і, як вже згадувалося у пункті вище, деактивувати чи активувати умовну дію.

Як видалити умовну дію?

Для цього скористайтеся меню взаємодії та виберіть однойменний пункт.

💡 Оскільки видалення умовної дії є незворотним процесом, тобто відновити її не вийде, то система попередить про це й запитає додаткову згоду.

У результаті умовна дія буде усунута й недоступна більше для роботи з нею.