Створення завдань в Uspacy передбачає як швидке його додавання в загальний перелік, так і використання повної форми з усіма можливими налаштуваннями.
🔍 Детальніше про швидке створення завдань можна прочитати в окремій статті.
А тут ми розглянемо як створити завдання, використовуючи повну форму. Отже, спершу потрібно перейти у відповідний розділ. Можете одразу вибрати у якому форматі хочете працювати із завданнями – у списку чи на дошці.
Далі потрібно натиснути на кнопку Створити. Вона є як у списку завдань, так і на дошці.
Після цього відкриється форма створення завдання. Тут потрібно заповнити всі необхідні вам поля.
Назва та опис
Ці поля передбачають введення тексту.
Назва є обов’язковою до заповнення. Тому якщо залишити це поле пустим, то система підсвітить його червоним і не дасть можливості зберегти та створити.
А для Опису можна використовувати форматування. Наприклад, зробити текст напівжирним, курсивним, підкресленим або закресленим, а також вибрати тип вирівнювання. А ще додати зображення, вставити діаграму чи відео з Youtube тощо.
🔍 Детальніше про функціонал редактора повідомлень для Стрічки новин і Завдань у можна прочитати в окремій статті.
Прикріплені файли
До завдання можна прикріпити файли. Це можуть бути як зображення, так і якісь документи.
Щоб додати файл, можна або перетягнути його у спеціально відведену для цього область.
Або завантажити їх з файлового менеджера комп’ютера. Щоб він відкрився, потрібно натиснути на відведену для цього область. Далі вибрати необхідний файл і завантажити його.
У результаті файли будуть прикріплені до завдання.
Якщо файл був прикріплений помилково або ви передумали його додавати, то можна натиснути на хрестик, щоб видалити.
Після видалення відновити файл буде неможливо, потрібно буде завантажувати його заново.
Учасники завдання
Ними є Відповідальний, Співвиконавці, Спостерігачі та Постановник.
Отже, Відповідальним буде користувач, який повинен виконати поставлене завдання. Потрібно знайти його у списку або скористатися вбудованим у поле пошуком.
Щоб призначити користувача відповідальним, клікніть на нього і він буде доданий у поле в цій ролі.
Аналогічним чином можна призначити й інших учасників завдання.
Співвиконавцями є ті користувачі, які допомагають у виконанні.
Спостерігачі – стежать за процесом роботи над завданням.
Постановником же є користувач, який чекає результату виконання та потребує, щоб відповідальний (і співвиконавці) зробили все відповідно до встановлених вимог.
І співвиконавців, і спостерігачів може бути декілька.
А от постановник, так само як і відповідальний – лише один.
❗️ За замовчуванням постановником завдання автоматично призначається користувач, який це завдання створює. Але звісно можна вказати на цю роль іншого співробітника.
Якщо ви випадково призначили не того користувача відповідальним, співвиконавцем, спостерігачем чи постановником, то можна натиснути на хрестик, щоб видалити його.
Кінцевий термін і пріоритет
Ці поля призначені для більш детального та ефективного планування завдань.
Кінцевий термін – це дата, яка є останнім днем виконання завдання. Можна вказати не лише конкретний календарний день і місяць, а й вибрати години й хвилини, після спливу яких завдання стене протермінованим.
💡 Або залишити завдання без терміну.
Пріоритет – показник, який допомагає відповідальному визначитися з важливістю завдань й умовно «збудувати» чергу їх виконання, та розпланувати свій робочий графік.
При створенні завдання за замовчуванням це поле має значення Нейтральний.
Але його можна змінити й вибрати потрібний зі списку. Отже, доступні такі варіанти: Дуже високий, Високий, Нейтральний, Невисокий, Низький.
Групи
Це поле допомагає у встановлені зв’язку між новим створеним завданням і робочого групою. Якщо це вам потрібно, то слід знайти групу в списку або скористатися вбудованим у поле пошуком. Клікнути на назву і вона буде додана у поле.
❗️ Створене завдання буде відображатися також у списку завдань робочої групи.
Якщо ви випадково вибрали не ту групу або передумали пов’язувати завдання з нею, то можна натиснути на хрестик, щоб цю прив’язку видалити.
🔍 Детальніше про інструменти для роботи в групах можна прочитати в окремій статті.
Головне завдання
У Uspacy можна пов’язувати завдання між собою. Визначати головне та додавати для нього підзадання.
У формі створення можна одразу зробити задання підзавданням якогось іншого, того, що вже існує та перебуває в роботі.
Для цього потрібно лише заповнити поле Головне завдання. Скористайтеся вбудованим рядком пошуку або перегляньте весь список. Так ви знайдете потрібне вам завдання та зробите його головним.
Натисніть на нього й воно буде додане в поле. А щоб видалити прив’язку просто натисніть на хрестик.
🔍 Детальніше про роботу з підзавданнями можна прочитати в окремій статті.
Зв’язки з CRM і Розумними об’єктами
За потреби можна пов’язати завдання з потрібними елементами базових сутностей CRM. Для цього розгорніть відповідний блок.
І вкажіть конкретні елементи базових сутностей, які хочете пов’язати із завданням.
Звісно, якщо додали в поле лід, угоду, контакт чи компанію помилково, то натиснувши на хрестик, можна їх усунути.
У результаті із картки завдання можна буде легко перейти до пов’язаного елемента CRM. Для цього достатньо натиснути на нього.
Відкриється картка елемента CRM. У її правій динамічній частині, як запланована активність, відобразиться завдання.
💡Поки воно буде перебувати в статусах Не заплановано, Заплановано, У роботі, Призупинено, На контролі, то залишатиметься активним, тобто розміщене над фільтром активностей.
І лише після завершення виконання, завдання переміститься до історії взаємодії, тобто під фільтр.
Крім базових сутностей до завдання можна прив’язати елементи створених вами розумних об’єктів.
Для відображення у формі створення завдання відповідного блоку потрібно, щоб хоч один зі розумних об’єктів підтримував роботу із завданнями. Для цього налаштуйте цю можливість при створенні або під час редагування.
🔍 Детальніше про роботу з розумними об’єктами можна прочитати в окремому розділі нашої бази знань.
Облік часу в завданні
Щоб визначити та оцінити скільки часу може піти на виконання різного роду робіт у компанії, можна скористатися обліком робочого часу. Для цього активуйте цю опцію.
А щоб зорієнтувати відповідального по запланованим часовитратам можна одразу вказати очікуваний час виконання завдання.
Після створення завдання вгорі його картки з’явиться лічильник та кнопка його запуску. А також вкладка Використаний час.
🔍 Детальніше про те як працює облік часу в завданнях Uspacy можна прочитати в окремій статті.
Контроль після завершення
У Uspacy при створенні завдання можна активувати опцію Контроль після завершення.
Завдання, після того як відповідальний закінчив працювати над ним і закриває його, автоматично отримує статус На контролі.
А далі чекає, щоб постановник перевірив виконання.
🔍 Детальніше про контроль завдань після їх завершення можна прочитати в окремій статті.
Дозвіл на делегування
Можна вже одразу на етапі створення Дозволити відповідальному делегувати завдання.
Тоді поточний відповідальний користувач у будь-який момент має змогу скористатися опцією Делегувати завдання.
Це дозволить йому передати виконання іншим співробітникам.
🔍 Детальніше про делегування завдань можна прочитати в окремій статті.
Регулярність завдання
Зручно, коли є можливість автоматизувати створення однотипних завдань. І не потрібно щоразу заповнювати всі поля однією й тією ж інформацією. Достатньо активувати опцію Зробити завдання регулярним. Для цього просто перетягніть кнопку-тумблер і у вікні, що відкриється, налаштуйте необхідні параметри.
🔍Детальніше про особливості налаштування регулярності та створення регулярних завдань, а також про роботу із шаблонами таких завдань можна прочитати в окремій статті.
Як завершити створення завдання
Коли необхідні поля заповнені й всі заплановані налаштування здійснені, то потрібно не забути натиснути на кнопку Створити завдання.
Готово! Можна сміливо починати працювати над завданням.
Воно буде відображатися у вашому списку завдань або на дошці.