Дошка у CRM – це режим роботи з лідами та угодами в CRM. Допомагає покроково управляти продажами та взаємодією з елементами за допомогою розділення процесу на етапи, які можна визначати самостійно.
Таке візуальне відображення допомагає швидко зорієнтуватися та спланувати свою роботу з лідами та угодами.
💡У свою чергу для контактів і компаній теж доступний режим Дошка. Але принцип роботи тут інакший. На Дошці елементи розміщені за етапами, які враховують найближчі дати запланованих для контактів або компаній справ.
А якщо ви працюєте з Розумними об’єктами (РО) й активували для опцію них Підтримка напрямків, то теж зможете використовувати режим дошки.
🔍 Що таке Розумні об’єкти, їх особливості та як з ними працювати в Uspacy можна ознайомитися детальніше в окремому розділі.
Зовнішній вигляд
Дошка – це віртуальний планер для роботи над лідами та угодами, який складається з певних етапів, які створюються самостійно користувачами.
🌟 В угодах для кожної воронки можна налаштувати свої етапи.
🔍 Детальніше про роботу з мультиворонками можна прочитати в окремій статті.
Кожен етап – це окрема колонка, у яку поміщується лід чи угода та, за якою закріплюються в результаті.
Також можна одразу побачити скільки елементів міститься у кожному з етапів.
Крім того, зручною для угод опцією є відображення загальної суми. Що це означає? Система обчислює вартість всіх угод, що знаходяться в кожному з етапів воронки.
💡Звісно, така можливість є для лідів і розумних об’єктів. Але для коректної роботи потрібно активувати підтримку продуктів у їх налаштуваннях.
При наведенні курсору буде відображена загальна сума в основній валюті Простору, яка встановлена в налаштуваннях. Вона буде співпадати з тією, що вказана безпосередньо над етапом.
Крім того, якщо використовуєте інші валюти для деяких угод (лідів чи РО), то їх сума не входить до загальної, а вказується окремо. А в дужках зазначається кількість елементів, для яких використана кожна з валют.
Угоди (ліди та РО) можна легко переміщувати між етапами. Для цього просто затисніть мишкою та перетягніть елемент.
Так само можна змінювати й порядок самих етапів.
Картка елемента
Угоди (ліди чи елементи РО) – це окремі блоки-картки, що розміщується у потрібному вам етапі. У них міститься коротка інформація про сам елемент:
1. Назва.
2. Сума (для угод завжди, для лідів разі ввімкнення опції підтримки продуктів)
3. Пов’язана компанія (для угоди) або Джерело (для лідів).
4. Пов’язаний контакт (для угоди) або Дата та час створення (для лідів).
5. Відповідальний.
6. Пов’язані завдання.
7. Заплановані справи.
8.Залишені нотатки.
Більшість елементів картки є інтерактивними, тобто з ними можна взаємодіяти. Детальніше про це ми говоримо в іншій частині статті.
Як створити новий етап?
Щоб це зробити, натисніть на значок трьох крапок в тому етапі, біля якого плануєте створити новий. А потім у меню виберіть пункт Додати етап праворуч.
🌟 Створювати етапи може тільки адміністратор або власник Простору.
💡Можна додавати лише проміжні етапи. А початковий та фінальні доступні лише для їх налаштування.
Далі вкажіть його назву та виберіть колір. Його можна підібрати серед запропонованих стандартних. Або налаштувати свій, використовуючи палітру чи вказавши HEX-код.
Щоб етап був доданий на дошку й зберігся обов’язково натисніть на галочку.
Тепер етап активний і його можна використовувати для планування своєї роботи над угодами (лідами чи РО).
Як приховати етап (згорнути)?
Щоб це зробити, натисніть на значок стрілки в потрібному етапі.
У результаті він згорнеться й зекономить місце на вашій дошці.
Звісно у будь-який момент ми можете повернути етапу його стандартний вигляд. Для цього знову натисніть на стрілку.
💡 Згорнути можна як той етап у якому немає елементів, так і той, у якому вони містяться.
Як відредагувати етап?
Щоб це зробити, натисніть на значок трьох крапок в тому етапі, біля якого плануєте зміни. А потім у меню виберіть пункт Редагувати.
🌟 Редагувати етапи може тільки адміністратор або власник Простору.
Далі внесіть потрібні зміни в назву чи/та колір етапу.
І натисніть на галочку, щоб зберегти.
Як видалити етап?
Щоб це зробити, натисніть на значок трьох крапок в тому етапі, який вам вже не потрібен. А потім у меню виберіть пункт Видалити.
🌟 Видаляти етапи може тільки адміністратор або власник Простору.
Але видалити етап, за яким закріплений хоч один елемент не вийде.
Тому спочатку очистіть етап від угод (лідів чи РО). А потім вже переходьте до його видалення.
Після підтвердження, етап буде усунутий і більше не буде відображатися на дошці.
❗️Зверніть увагу! Перевірте фільтри при видаленні пустого етапу, щоб упевнитися, що за ним точно не закріплені елементи.
Наприклад, ви хочете видалити етап, який, на перший погляд, є порожнім. Але насправді таким не є.
У вас, на перший погляд, це вийде. Система навіть попросить підтвердити свої дії. І етап «ніби» видалиться.
Але в результаті після оновлення сторінки ви побачите, що етап нікуди не зник.
А якщо скинути фільтри або виставити їх по-іншому, то можна побачити, що етап не буде порожній.
Дії з елементами на дошці
При натисканні на три крапки з’являється меню взаємодії із угодою (лідом чи РО). Воно містить такі пункти: Редагувати, Копіювати посилання, Видалити.
При натисканні на кнопку Редагувати відкривається картка елемента в режимі редагування. Можна одразу вносити зміни в потрібні поля. Після цього потрібно натиснути на кнопку Зберегти. Внесені зміни будуть одразу застосовні.
Після натискання на кнопку Копіювати посилання система повідомить про успішність дії спеціальним сповіщенням.
Це посилання можна переслати колегам в чат або вставити в рядок браузера та відкрити завдання у новій вкладці.
Після натискання на кнопку Видалити відкриється форма підтвердження дій.
❗️Відновити видалений елемент та дані в ньому буде неможливо.
Створення угод (лідів) на дошці
У режимі Дошка для додавання елементів можна скористатися типовим та детальним способом, що передбачає заповнення відразу всієї необхідної інформації в картці CRM. Для цього потрібно натиснути на відповідну кнопку.
Відкриється картка нового елемента у режимі створення. У ній потрібно заповнити всі відомі та потрібні для роботи дані.
Або можна скористатися швидкою формою створення елементів, яка доступна лише в режимі Дошки. Для цього потрібно натиснути на знак плюс, який міститься під назвою кожного з етапів.
У цій формі потрібно ввести базові дані про елемент.
Пов’язані завдання, справи та нотатки
Як уже відомо, на дошці у картках угод (лідів чи РО) є спеціальний вказівник, який зорієнтує чи є в елементі пов’язані з ним завдання.
Якщо натиснути на нього, то розгорнеться додаткова вкладка. У ній і міститься список завдань.
Якщо натиснути на назву потрібного, відкриється його картка. А якщо клікнути на позначку пріоритета, то цей параметр можна швидко відредагувати.
Так само в картках угод (лідів чи РО) є спеціальний вказівник, який зорієнтує чи є заплановані справи, пов’язані із елементом.
Якщо натиснути на назву потрібної, відкриється її картка. А якщо клікнути на позначку пріоритета, то цей параметр можна швидко відредагувати.
Крім цього, спеціальний вказівник є й для кількості нотаток, залишених у картці угоди (ліда чи РО).
Пошук і фільтри завдань
Над дошкою з налаштованими етапами знаходиться рядок пошуку та фільтри.
Фільтри допомагають знайти певну групу елементів, яка об’єднана спільними ознаками. Наприклад, можна налаштувати відображення тільки тих угод (лідів чи РО), які мають статус У роботі.
Або знайти всі елементи, за які ви є відповідальним та для яких є чи були справи на цей тиждень.
А скориставшись рядком пошуку можна знайти угоди (ліди або РО) за назвою.
❗️Зверніть увагу, що пошук обов’язково враховує налаштування фільтрів. Те, які значення вказані в кожному з фільтрів будуть впливати на результат пошуку.