Сучасний бізнес вимагає сучасних рішень. Робота з різними актами, договорами, рахунками, комерційними пропозиціями тощо є нагальною потребою, яку не можна ігнорувати чи вважати непотрібною.

Тому, щоб полегшити та допомогти удосконалити процеси в компанії, які пов’язані саме з документацією, ми створили Генератор документів.

Генератор документів – це спеціальний функціонал системи, метою якого є спрощення, пришвидшення і стандартизація створення друкованих форм у сутностях Простору.

Принцип його роботи полягає у підстановці значень визначених полів із сутностей системи в завчасно сформований шаблон для певного типу документу.

Таким чином, користувач системи вносить інформацію лише у поля карток сутностей, а генератор документів формує необхідні документи, використовуючи значення із цих полів.

Перш ніж перейти до безпосереднього використання тих можливостей, що надає генератор документів, слід ознайомитися з його параметрами.

Щоб керувати налаштуваннями цього інструменту перейдіть до Налаштувань розділів, відкрийте вкладку Документи.

Тут ви побачите два блоки. Перший – це Шаблони. Він містить перелік всіх завантажених у Просторі шаблонів (1). А також передбачає можливість створення нових(2).

Має вигляд таблиці, яка складається з рядків і колонок. Рядок – це безпосередньо кожен окремий шаблон. А колонка – це складова, яка його характеризує. Наприклад, окреслює назву шаблону, його прив’язку до розділу або відображає інформацію про файл, у якому він міститься.

Можна налаштувати відображення цих характеристик у списку. Для цього потрібно натиснути на шестерню та активувати або деактивувати потрібні, протягнувши кнопки-тумблери у відповідні положення.

Лише Назва шаблону є обов’язковою, відключити відображення назви неможливо. Усі інші характеристики можна або приховати, або ж навпаки налаштувати, щоб їх було видно.

При наведенні курсору на назву шаблону у списку, з’являється кнопка виклику меню взаємодії.

Воно містить такі пункти як Редагувати, Зробити неактивним та Видалити.

Редагування передбачає внесення змін у системні параметри шаблону.

А також у файл, у якому цей шаблон міститься.

Щоб відредаговані параметри почали діяти, потрібно все Зберегти.

Якщо зробити шаблон неактивним, то він залишатиметься у списку, але не буде доступний для вибору при переході до генерації. У той самий час, створені раніше на його основі документи нікуди не зникнуть. Вони й надалі відображатимуться у картках елементів CRM.

Щоб шаблон знову став доступний для використання у сутностях або розумних об’єктах, з якими він має зв’язок, просто потрібно зробити шаблон активним.

Результатом видалення є повне усунення шаблону з системи. Відновити його буде неможливо, потрібно буде лише завантажувати заново.

Якщо є необхідність видалити декілька шаблонів одразу, то можна скористатися масовими діями.

Над списком шаблонів знаходиться рядок пошуку та фільтри: Прив’язка до розділу, Активність, Дата створення та Дата оновлення.

Фільтри допомагають знайти певну групу шаблонів, яка об’єднана спільними ознаками. Наприклад, можна налаштувати відображення у списку лише активних шаблонів, які прив’язані до конкретних воронок в Угодах (тобто доступні для використання).

А скориставшись рядком пошуку можна знайти шаблон за назвою.

Це більшої мірою інформаційний блок. Тут зберігаються всі поля (як стандартні, так і користувацькі) всіх сутностей та розумних об’єктів разом з їх символьними кодами. Саме останні мають важливе значення для правильної роботи генератора документів.

А ще тут також зберігаються символьні коди, які стосуються згенерованих документів.

Для зручності можна відфільтрувати поля для конкретних сутностей чи розумних об’єктів. Для цього у списку слід проставити галочки, напроти потрібних.

Крім того, можна скористатися полем пошуку, щоб знайти поле за назвою.