Реквізити – це дані, що дають змогу точно ідентифікувати юридичну особу, ФОП чи фізичну особу та потім використовувати ці дані для формування рахунків, договорів та інших документів. Також для роботи важливою інформацією є банківські реквізити клієнтів.

Крім того, досить зручно зберігати реквізити власної компанії у системі, щоб теж використання їх у роботі з клієнтами та під час генерації потрібних документів.

Отже, у Uspacy реквізити можна розділити на два типи: Реквізити власної компанії та Реквізити клієнтів (компаній/контактів). Тепер про використання та особливості кожного з типів детальніше⬇️

Реквізити власної компанії

🔍 Як їх створити та зберігати в Просторі можна прочитати в окремій статті.

Реквізити можуть автоматично підтягуватися у згенеровані вами документи.

💡Для цього потрібно у шаблонах додавати символьні коди потрібних вам полів. Наприклад, найменування вашої компанії чи ФОП, код ЄДРЮОФОП чи РНОКПП, адресу, ПІБ директора, підпис чи печатку, IBAN чи SWIFT тощо.

Щоб швидко знайти символьні коди полів Реквізитів Простору та полів Банківських реквізитів Простору, використайте фільтр Розділи CRM.

У Просторі можна зберігати не лише один набір реквізитів. Але лише один набір може бути основним. У загальному списку він розташований вгорі та буде підсвічений фіолетовим кольором.

☝🏻Знайти всі реквізити Простору та взаємодіяти з ними можна в розділі Налаштування – Загальні – блок Відомості про компанію – вкладка Мої реквізити. Доступ до цього розділу має лише адміністратор і суперадміністратор Простору.

Як замінити основні реквізити?

Щоб замінити реквізити, які будуть використовуватися як основні, достатньо в меню взаємодії відмітити відповідний пункт галочкою.

💡 А при генерації документу саме основні реквізити будуть одразу підтягнуті в нього, якщо звісно це передбачено шаблоном.

Проте, можна регулювати, які реквізити з існуючих застосувати для поточного документу.

Як відредагувати реквізити?

Для цього потрібно викликати меню взаємодії з потрібним набором реквізитів і вибрати пункт Редагувати.

У формі, що відкриється, внесіть потрібні зміни в дані полів (або додайте нові банківські реквізити або видаліть існуючі) та натисніть Зберегти.

💡Щоб Редагувати банківські реквізити спочатку натисніть на кнопку меню взаємодії і виберіть відповідний пункт.

Поля стануть доступними для внесення в них знім. Відредагуйте дані та натисніть на кнопку Зберегти, яка розташована саме у блоці банківських реквізитів.

Тоді внесені зміни збережуться.

Як видалити реквізити?

Щоб усунути вже непотрібні чи неактуальні реквізити з системи, необхідно викликати меню взаємодії з потрібним набором реквізитів і вибрати пункт Видалити.

І обов’язково підтвердіть свої дії.

Після видалення реквізити пропадуть із загального списку. За потреби необхідно буде вносити всю інформацію заново.

💡Щоб видалити саме банківські реквізити спочатку перейдіть до редагування потрібного набору реквізитів. Потім натисніть на меню взаємодії з банківськими реквізитами та виберіть пункт Видалити.

Реквізити клієнта (компанії/контакту)

🔍 Як їх створити та зберегти в картках сутностей CRM можна прочитати в окремій статті.

Реквізити компанії чи контакту можуть автоматично підтягуватися у згенеровані вами документи.

💡Для цього потрібно у шаблонах додавати символьні коди потрібних вам полів тієї сутності, у картці якої працюєте. Наприклад, найменування компанії чи ФОП, код ЄДРЮОФОП чи РНОКПП, адресу, ПІБ директора, IBAN чи SWIFT тощо.

Тобто, наприклад, якщо ви плануєте згенерувати документ у картці УГОДИ, то у шаблон слід копіювати та вставляти символьні коди полів реквізитів, які характерні саме для УГОД.

А якщо плануєте згенерувати документ у картці компанії (контакту) і хочете щоб у нього підтягнулися й реквізити самого контакту (компанії) й реквізити прив’язаної до нього компанії (контакту), то шаблон повинен містити:

🟣 символьні коди для полів з розділів Реквізити та Банківські реквізити. Це забезпечить вивантаження в документ реквізитів саме компанії/контакту з картки CRM, у якій документ генерується.

🟣 символьні коди для полів з розділу Контакти. Це забезпечить вивантаження в документ реквізитів прив’язаних до контакту компаній ( і навпаки прив’язаних до компанії контактів) з картки CRM, у якій документ генерується.

💡Крім того, особливістю є те, що:

🟣 у результаті генерації документа з картки угоди чи компанії, до якої прив’язано декілька контактів, реквізити будуть взяті саме з першого додатного контакту.

Якщо для документу вам потрібні дані будь-якого іншого контакту, який вказаний в угоді, то потрібно видалити зайві.

🟣 аналогічно й для генерації документа з картки контакту, до якого прив’язано декілька компаній. У результаті реквізити будуть взяті саме з першої доданої компанії.

Як замінити основні реквізити для компанії/контакта?

Для будь-якої компанії чи контакта можна додавати декілька наборів реквізитів. Але лише один набір може бути основним. Саме він буде одразу відображений при відкритті картки елемента.

А щоб замінити реквізити, які будуть використовуватися як основні, достатньо просто відмітити потрібні галочкою.

Для цієї дії потрібно мати права на редагування сутності, з якою ви працюєте (контакт, компанія, угода).

🔍 Детальніше про ролі та права в CRM можна прочитати в статті.

☝🏻Але якщо ви замінюєте основний реквізит для компанії чи контакту в картці угоди, то він заміниться лише для цієї угоди.

Безпосередньо у картці контакту чи компанії все залишиться як і було.

У результаті саме цей набір буде за замовчуванням відображатися у картці елемента. А також автоматично підтягуватися під час генерації документів.

💡За аналогією працює й для банківських реквізитів.

Як відредагувати реквізити?

Щоб перейти до редагування потрібних реквізитів, натисніть на значок олівця.

Для цієї дії потрібно мати права на редагування сутності, з якою ви працюєте (контакт, компанія, угода).

🔍 Детальніше про ролі та права в CRM можна прочитати в статті.

Тоді внесені зміни збережуться.

Як видалити реквізити компанії/контакта?

Щоб видалити вже непотрібні чи неактуальні реквізити, натисніть на значок коша.

Для цієї дії потрібно мати права на видалення сутності, з якою ви працюєте (контакт, компанія, угода).
🔍 Детальніше про ролі та права в CRM можна прочитати в статті.

І обов’язково підтвердіть свої дії.

Після видалення реквізити пропадуть з картки елемента, відновити їх не вийде. За потреби потрібно буде вносити всю інформацію заново.

💡Щоб видалити саме банківські реквізити спочатку перейдіть до редагування (1) всіх реквізитів загалом. Потім натисніть на меню взаємодії (2) з потрібними банківськими реквізитами та виберіть пункт Видалити (3).