Під час підключення поштової скриньки або під час її налаштування можна встановити зв'язки пошти та CRM.
Що ж це дає? По-перше, зручність. Можливість загубити якийсь лист від клієнта зводиться до мінімуму. По-друге, економія часу. Не потрібно витрачати зайві хвилини, щоб знайти потрібний лист від потрібного клієнта серед усієї нагромадженої пошти. По-третє, цілісність та логічність. Усе листування, яке ви ведете з клієнтами, буде збережено в їх картках CRM, тому легко та швидко можна прослідкувати історію спілкування з ними.
Отже, важливість даної опції з’ясовано. Тому варто перейти до налаштувань і логіки роботи. Про все по черзі ⬇️
Як дозволити встановлення зв'язків пошти та CRM?
Для цього активуйте цю опцію в параметрах поштової скриньки. Це можна зробити як на етапі її підключення до Простору, так і пізніше при переході до налаштувань.
🌟 Зверніть увагу, що встановити зв’язки пошти з CRM можна лише на комерційних тарифах. Детальніше про можливості та функціонал тарифів можна ознайомитися на сторінці цін.
У Uspacy можна прив’язувати листи до елементів CRM вручну та автоматично.
Вручну
Для роботи першого способу прив’язки достатньо просто перевести кнопку-тумблер в активний режим і Зберегти зміни параметрів.
Додаткових налаштувань не потрібно. Після цього, при відкриті листа, ви побачите кнопку для встановлення зв’язків з CRM.
Автоматично
Для цього способу, як і для попереднього, достатньо просто перевести кнопку-тумблер в активний режим і Зберегти зміни параметрів.
Після цього система самостійно встановлюватиме зв’язки з існуючими елементами у вашій CRM і листами, які будуть надіслані чи отримані.
Додатковою опцією є можливість вибрати які нові елементи сутностей будуть створені на основі вихідних чи вхідних email повідомлень. Просто відмітьте прапорцями потрібні вам варіанти взаємодії.
🌟 Зверніть увагу, що налаштувати створення нових елементів на основі листів з поштової скриньки можна лише на тарифі Професійний.
А далі потрібно задати, елемент якої сутності CRM автоматично створювати на підставі:
🟣 вхідного листа з нової для вашої бази електронної пошти. Для цього варіанту типово системою пропонується створювати таку сутність як Лід. Але звісно можна вибрати ті, які підходять для особливостей вашої роботи в CRM.
Також вкажіть Джерело.
💡Значення цього поля залежать від типу сутності, яка вибрана для створення на підставі листа.
🔍Детальніше про налаштування полів у CRM можна прочитати в окремій статті.
І відповідального. Це може бути лише один із усіх активних користувачів вашого Простору.
🟣 вихідного листа, який пишете на нову для вашої бази електронну адресу. Для цього варіанту типово системою пропонується створювати таку сутність як Контакт. Але звісно можна вибрати ті, які підходять для особливостей вашої роботи в CRM.
Також вкажіть Джерело (значення для цього поля залежать від типу сутності, яка вибрана для створення на підставі листа) та Відповідального. У цьому варіанті можна в якості відповідального вибрати Відправника. Тобто користувача, який створює та надсилає лист і має доступ до роботи зі скринькою.
🟣 вхідного листа з електронної адреси, яка вже збережена у вашій базі. Для цього варіанту типово системою пропонується створювати таку сутність як Угода. Але звісно можна вибрати ту, яка підходить для особливостей вашої роботи в CRM.
Також вкажіть Джерело (значення для цього поля залежать від типу сутності, яка вибрана для створення на підставі листа) та Відповідального. У цьому варіанті можна в якості відповідального вибрати користувача, який є відповідальним за контакт чи компанію, що збережені у вашій базі з електронною адресою, з якої прийшов лист.
Після всіх налаштувань не забудьте їх Зберегти.
У результаті, усі нові листи, які надсилатимуться чи надходитимуть на пошту будуть оброблятися та їх основі автоматично створюватимуться елементи відповідно до заданих параметрів.
Як це працює?
Як ми вже згадували раніше, процес встановлення зв'язків між листами у вашій пошті та елементами CRM може відбуватися двома різними способами:
Вручну
Цей спосіб стане в пригоді, коли:
🟣 потрібно прив’язати вже існуючі у скриньці листи до елементів CRM у вашій базі (навіть якщо ви налаштували автоматичну прив’язку в параметрах поштової скриньки);
🟣 потрібно змінити наявну прив’язку листа до елемента CRM;
🟣 ви є користувачем тарифного плану «Стандартний».
Отже, щоб вручну прив’язати лист до потрібного елемента CRM натисніть на відповідну кнопку (1) та встановіть зв’язки (2).
Якщо потрібного елемента немає, то одразу створіть його.
І обов’язково все потрібно Зберегти.
Після цього встановлені зв’язки відобразяться у відповідному блоці.
Але у будь-який момент можна їх змінити. Для цього натисніть на значок олівця та відредагуйте – додайте нові прив’язки або усуньте існуючі.
І звісно, все слід Зберегти.
Зверніть увагу!
Якщо ваша поштова скринька має рівень доступу Спільний, то відповідно всі користувачі Простору можуть її використовувати.
Але от чи буде кожен окремий користувач мати можливість встановити зв’язки листів з конкретними елементами залежить від ролей і прав доступу в CRM. Тобто:
🟣 Якщо заборонено переглядати всі елементи певної сутності, то доступ до них буде цілком закрито.
Або якщо дозволено переглядати тільки СВОЇ, то у списку всіх можливих елементів сутності для прив’язки будуть відображені лише ті, до яких є доступ.
🟣 Якщо можна переглядати, але заборонено редагувати всі елементи сутності, то не вийде змінити прив’язку, яка встановлена іншим користувачем.
А якщо є права на редагування лише СВОЇХ елементів, то хоч змінити встановлену іншим користувачем прив’язку не вийде, але можна додати ще один елемент, до якого є доступ.
🟣 Якщо немає прав на створення елементів сутності, то буде відсутня можливість відразу в інтерфейсі пошти додати новий лід, контакт, компанію чи угоду.
Автоматично
Для цього способу характерною є робота відповідно до тих параметрів, які були задані в налаштуваннях скриньки.
Тобто система буде або тільки прив’язувати надіслані чи отримані email повідомлення до існуючих у ваші базі елементів (1):
🟪 Наприклад, ви отримуєте лист від клієнта з електронної адреси, яка міститься у його картці контакту. Відповідно до налаштувань цього сценарію активована лише кнопка-тумблер і не налаштовано створення нових елементів сутностей.
Тому, коли ви відкриваєте вхідний лист і переходите в блок Зв’язки з CRM, то бачите, що система автоматично пов’язала його з існуючим у вашій базі контактом.
Відповідно це сталося, оскільки у своїй картці він мав ту саму електронну адресу, з якої прийшло повідомлення.
💡Якщо контакт має зв’язки з компанією та угодою, то вони теж будуть відображені.
Або ж система буде сама створювати елементи сутностей, тим самим автоматично пов’язуючи вхідні та вихідні листи у вашій скриньці із CRM (2).
🟪 Наприклад, ви отримуєте нове email повідомлення від невідомої для вашої бази електронної адреси. Відповідно до налаштувань для цього сценарію у вас вибрано створення Ліда.
Тому, коли ви відкриваєте вхідний лист і переходите в блок Зв’язки з CRM, бачите цей новий лід. Система автоматично його створила та пов’язала з повідомленням у поштовій скриньці.
Цей лід буде мати назву Теми листа.
Крім того у картці CRM буде збережено й електронну адресу, з якої було надіслано лист.
Якщо у результаті обробки ліда ви створите інші елементи сутності, то вони теж автоматично отримають цей зв’язок із листом (чи ланцюжком листів).
🟪 Або, наприклад, отримуєте нове email повідомлення від відомої для вашої бази електронної адреси. Відповідно до налаштувань для цього сценарію у вас вибрано створення Угоди.
Тому, коли ви відкриваєте вхідний лист і переходите в блок Зв’язки з CRM, бачите цю нову угоду. Система автоматично її створила та пов’язала з повідомленням у поштовій скриньці. Крім того, бачите ще й контакт (чи компанію), що вже існує у вашій базі та збережений саме з цією електронною адресою, з якої прийшов лист.
Нова угода буде мати назву Теми листа.
🟪 Або, наприклад, пишете нове email повідомлення клієнту на електронну адресу, якої немає у вашій базі. Відповідно до налаштувань для цього сценарію у вас вибрано створення Контакту.
Після надсилання листа переходите в блок Зв’язки з CRM та бачите цей новий контакт. Система автоматично його створила та пов’язала з повідомленням у поштовій скриньці.
Цей контакт буде мати назву Теми листа.
Крім того у картці CRM буде збережено й електронну адресу, на яку було надіслано лист.
Звісно, якщо вам потрібно внести зміни в автоматично встановлені зв’язки пошти та CRM це можна зробити вручну.
Відображення зв’язків у картці CRM
У CRM теж можна прослідкувати встановлені із листами з вашої пошти зв’язки. Якщо вони наявні, то при відкритті картки елемента в її правій частині будуть відображені всі отримані та надіслані (оброблені та ще ні) email повідомлення.
Усі вхідні листи до їх обробки будуть вважатися запланованою активністю. І відображатимуться над фільтром історії активності.
Після того, як ви опрацюєте лист, натисніть Позначити обробленим.
Тоді він переміститься під фільтр історії активності.
На кожен лист можна відповісти одразу з картки CRM. Просто натисніть на відповідну кнопку.
Відкриється форма створення нового листа.
Коли відповідь готова, просто відправте її.
У результаті цей надісланий лист одразу відобразиться в картці CRM. І буде одразу поміщений під фільтр активностей.
Також у картці CRM ви можете не лише відповісти на конкретний лист. А й просто написати новий. Для цього скористайтеся вкладкою Пошта.
Відкриється форма створення нового email повідомлення. Якщо для контакта чи компанії (і якщо вони прикріплені до угоди) вказана електронна адреса, то вона підтягнеться у поле Кому автоматично.
Після надсилання листа, він одразу збережеться у картці й буде відображатися під фільтром активностей.
❗️Зверніть увагу, що якщо в налаштуваннях поштової скриньки НЕ активовано опцію Установити зв’язок пошти з CRM то кожен лист, який буде написано з картки елемента, після оновлення сторінки чи повторного відкриття картки буде з неї зникати. Це відбувається тому, що за таких умов система не отримує команду про необхідність зв’язати лист і елемент CRM. Тому радимо перевірити налаштування скриньки та за потреби активувати опцію.
А всі оброблені вхідні та надіслані email повідомлення можна знайти в пункті Справи – Лист.
Кожен лист можна Видалити з картки CRM.
Це означає, що він втратить зв’язок з поточним елементом. Але не буде видалений із вашої поштової скриньки, його можна буде знайти там.
Якщо ви видаляєте якийсь один лист із ланцюжка переписки, що зв’язок втратить тільки він. Інші листи за умови, що вони теж прив’язані до поточного елементу будуть і далі відображатися в картці CRM.
Щоб перейти з картки CRM до конкретного листа у скриньці просто натисніть на нього.
У результаті відкриється вікно поштової скриньки й безпосередньо саме email повідомлення. Відповідно, якщо скористатися кнопкою Зв’язки CRM, то можна впевнитися, що лист прив’язаний до елемента.