Обов’язковість полів у CRM означає, що певні поля в картках елементів повинні бути заповнені перед збереженням змін.
Ця опція допоможе забезпечити повноту та якість даних. Тобто вся необхідна інформація для роботи із сутностями CRM буде заповнена. Крім того відбувається стандартизація процесів. Тобто, вимога заповнення обов’язкових полів допомагає дотримуватися певних усталених процедур у компанії, що робить процеси більш послідовними.
У Uspacy в CRM типовим обов’язковим полем є назва елемента сутності.
Але можливість управляти обов’язковістю доступна для й інших стандартних полів (окрім системних: Ким завершено, Дата завершення, Ким завершено вперше, Дата першого завершення, Ким змінено, Дата оновлення та поля UTM-міток). А також, звісно, і для користувацьких.
💡Зверніть увагу, що зараз налаштувати обов’язковість полів можна для всіх сутностей CRM, окрім продуктів.
А ця опція доступна також для розумних об’єктів.
🔍 Детальніше про особливості цього інструменту в Uspacy можна прочитати в статтях нашої бази знань.
Як зробити поле обов’язковим?
Для цього під час створення або редагування поля потрібно активувати опцію, яка зробить його обов’язковим.
Для цього перетягніть кнопку-тумблер у відповідне положення та збережіть.
Після цього зміни одразу почнуть діяти, а поле на сторінці налаштувань отримає відповідну червону позначку.
💡Якщо ви створюєте поле або налаштуйте існуюче прямо в картці CRM, то одразу після збереження змін воно отримає характерну червону позначку.
Особливості відображення
Оскільки права доступу до налаштувань у CRM мають лише власник Простору та адміністратори, то й керувати обов’язковістю полів можуть лише вони.
Але картка CRM налаштовується кожним користувачем для себе окремо. Відповідно, коли створюється поле чи налаштовується існуюче й для нього активується обов’язковість, то правила відображення такі:
🟣 Якщо було створено нове поле з опцією обов’язковості через сторінку налаштувань, то воно відобразиться у основному розділі картки CRM.
🟣 Якщо було створено нове поле з опцією обов’язковості прямо у картці CRM, то воно відобразиться у тому розділі, у якому й створювалося.
💡Для інших користувачів Простору це поле потрапить у основний розділ картки. А вони, за потреби, самостійно зможуть перемістити його.
🟣 Якщо вже існуюче поле, яке є прихованим у картці CRM, зробити обов’язковим, то воно автоматично перенесеться у основний розділ картки.
💡Якщо у інших користувачів Простору це поле прихованим не є, а закріплюється за певним розділом у картці, то його розташування не зміниться.
🟣 Якщо вже існуюче поле, яке у картці CRM перебуває в режимі Відображати тільки заповнене, зробити обов’язковим, то воно автоматично переходить у режим Відображати завжди.
🟣 Поля, які є обов’язковими, у картці CRM не можна ні приховати, ні перевести у режим Відображати тільки заповнене.
Як працювати з обов'язковими полями?
Отже, одразу після того як поле стане обов’язковим, на нього буде поширюватися вимога щодо заповнення. Що мається на увазі.
🟣 У картці CRM при створенні елементу чи при внесенні будь-яких змін для успішного збереження потрібно заповнити обов’язкові поля, якщо вони ще не заповнені. Очистити чи залишити їх пустими не вийде.
Якщо спробувати зберегти без присвоєння значень обов’язковим полям, система відкриє попереджувальне вікно. А також буде висвітлюватися помилка.
Відповідно заповнити обов’язкові поля можна прямо у попереджувальному вікні. А потім Зберегти та продовжити.
💡 Звісно, якщо вам так не дуже зручно, то спочатку просто закрийте попереджувальне вікно, а потім заповніть поля безпосередньо у картці.
У результаті можна далі продовжувати роботу в CRM.
🟣 При швидкому створенні лідів чи угод на дошці для успішного збереження потрібно заповнити всі обов’язкові поля.
Залишити їх пустими не вийде, оскільки система відкриє попереджувальне вікно. У ньому й потрібно присвоїти полям значення.
🟣 При конвертації ліда потрібно, щоб і у самому ліді були заповнені всі обов’язкові поля.
І якщо для сутностей, елементи яких будуть створені в результаті обробки, теж налаштовані обов’язкові поля, то наповнити значеннями і їх.
Інакше завершити конвертацію не вийде.
🔍Детальніше про конвертацію лідів можна прочитати в окремій статті.
🟣 Під час зміни етапу в лідах, угодах і розумних об’єктах (у будь-якому функціонально можливому місці, тобто у картці CRM чи дзвінка, на дошці, у списку, при роботі з поштою чи зовнішніми каналами) потрібно, щоб усі обов’язкові поля елемента були заповнені на момент його переміщення.
Якщо цього не зробити, то система відкриє попереджувальне вікно. У ньому й потрібно присвоїти полям значення.
🟣 Під час імпорту в CRM потрібно зіставити обов’язкові поля сутності в Uspacy з колонками файлу, якщо вони ще не зіставлені. Без цього не вийде запустити процес перенесення даних. А ви отримаєте відповідне вікно з попередженням.
🔍 Детальніше про імпорт даних з файлу в CRM можна прочитати в окремій статті.
🟣 У той же час обов’язковість полів не буде впливати на автоматичне створення елементів сутностей. Тобто, не буде вимоги їх заповнення при створенні нового ліда чи угода у разі отриманні нового листа на пошту, при створенні нового ліда через дзвінок або через чат Зовнішніх Каналів.